Sistemas de
Información
Son
elementos interrelacionados con distintos elementos y con su ambiente con un
fin común. Un sistema se define
como un conjunto de elementos interrelacionados que pertenecen a uno mayor.
También se dice que es una combinación de partes que forman un todo. Conjunto de elementos que guardan
estrechas relaciones entre sí, que mantienen al sistema directo o
indirectamente unido de modo más o menos estable y cuyo comportamiento global
persigue, normalmente, algún tipo de objetivo.
Clasificación de los Sistemas
Los sistemas se clasifican de
muchísimas maneras, por ello mencionare primero los tres aspectos fundamentales
en los cuales los sistemas se clasifican y seguido, mencionare algunas de las
demás clasificaciones más comunes:
Los tres aspectos principales son:
Según su entitividad: se clasifican en reales, ideales
y modelos.
Reales: Estos
presumen de una existencia independiente del observador.
Ideales: Estos
son construcciones simbólicas, como lo es el caso de la lógica y las
matemáticas.
Modelos: Estos
corresponden a abstracciones de la realidad, donde se combinan lo conceptual
con las características de los objetos.
Según su origen: Estos pueden ser naturales o
artificiales. Estas distinciones dependen según la dependencia o no en su
estructuración por parte de otros sistemas.
Naturales: Son
aquellos en los cuales la mano del hombre no a intervenido en ellos.
Artificiales: Son
aquellos sistemas, que son creados por el hombre o que esté a interferido en
ellos.
Según el ambiente o grado de aislamiento: Estos
dependen solo según el intercambio que establecen con sus ambientes. Estos
pueden ser cerrados o abiertos.
Abiertos: Estos
interactúan y reciben información del ambiente estos se dan en su totalidad en
las empresas.
Cerrados: Estos
son herméticos al ambiente (hay que resaltar, que estos son solo teóricos, por
lo tanto no existen).
Ahora algunas otras clasificaciones de
las más conocidas entre los sistemas:
Probabilísticos: Cuando
se basan en la probabilidad y no se sabe con seguridad que va a ocurrir, estos
son destinados al azar o a las circunstancias.
Determinísticos: Cuando se sabe con exactitud que va a
ocurrir.
Sub-sistemas: Sistemas
pequeños incorporados a otros sistemas.
Supra-sistemas: Sistemas
grandes que poseen dentro de ellos sub-sistemas.
Físicos (también conocidos como concretos): Cuando poseen objetos físicos
tangibles.
Abstractos (conocidos también como ideas): Cuando están compuestos por ideas ó
hipótesis (creencias); cosas intangibles.
Simples: Cuando
no poseen muchos elementos, que sea un sistema sencillo.
Complejos: Cuando
tienen varios elementos (un ejemplo en el área que estudio la misma
computadora).
Muy complejos: Son
aquellos que poseen demasiados elementos por citar un ejemplo una empresa
cualquiera.
Dinámicos: Aquellos
que interactúan.
Estáticos: Aquellos
que no interactúan.
Homeostáticos: Se
mantienen así mismos.
Temporales: Durán
por un tiempo determinado.
Permanentes: Siempre
permanecen en el tiempo sin variar.
Inestables: Cuando
varían constantemente.
Adaptativos: Se
adaptan rápidamente al ambiente.
No adaptativos: No se adaptan al ambiente.
En cualquier sistema encontramos como
mínimos cuatro elementos: Insumos, proceso, producto y retroalimentación. En
otros términos es como el proceso de la comunicación, entrada proceso y
salidas.
Características
del Sistema
Propósito: Todos
los sistemas buscan un propósito o fin común.
Globalismo o totalidad: Abarcan todas las características
del ambiente interno y externo.
La entropía: Movimiento
de un sistema hacia el desgaste.
Homeostasis: Características
de un sistema abierto para regresar a un estado estable.
Componentes y Atributos de los sistemas
Componentes: Partes inidentificables del
sistema.
Atributos: Son las características que influyen
en la operación del sistema.
Entre los términos de los componentes
y atributos de los sistemas tenemos que definir lo que es la estructura de
sistemas; la cual no es mas que la forma o manera como se relacionan los
componentes y atributos para obtener un fin común.
Ahora bien; existen diferentes
relaciones que son dadas según a componentes y atributos las cuales definiré a
continuación:
Relaciones disfuncional: Son organizaciones donde todas las
partes no funcionan o tienen conflictos.
Relaciones parasitarias: Es cuando los sistemas se aprovechan
de otros.
Relaciones simbióticas: Cuando ambos sistemas se benefician.
Relaciones sinérgicas: Es cuando los sistemas se esfuerzan
entre sí para obtener beneficios comunes.
Relaciones optimizadas: Son aquellos sistemas donde hay
intercambios de recursos y objetivos entre los sub-sistemas manteniendo en
equilibrio dinámico para optimizar la salida del sistema.
Enfoques de los Sistemas
Es una forma ordenada de evaluar una
necesidad humana compleja y consiste en observar la situación desde todos los
ángulos y hacerse algunas preguntas:
¿Cuántos elementos distingibles hay en este problema
aparente?
¿Qué relación de causa-efecto hay entre ellas?
¿Qué funciones es preciso cumplir en cada caso?
Características del enfoque del Sistema
- Interdisciplinario.
- Cualitativo y cuantitativo
- Es organizado.
- Es creativo.
- Es teórico.
- Empírico.
- Pragmático (factible, producible).
Metodologías del Sistema
Los sistemas de información se rigen
por distintas metodologías, para poder hablar de las Metodologías de los
Sistemas empezaremos por definir.
Método: Son
las formas o maneras de hacer las cosas.
Procedimiento: Son los pasos en orden cronológicos.
Existen diferentes metodologías para
la realización de sistemas, a continuación mencionare una de las mas conocidas,
la MEDSI
(metodología estructurada para el desarrollo de sistemas de información),
descrita en el libro de Jonás Montilva.
MEDSI, es una metodología estructurada
para desarrollar sistemas de información en y para organizaciones de cualquier
tipo. Está a sido probada con éxito en el desarrollo de diferentes sistemas de
información para la administración de la Universidad de los Andes en Mérida (ULA), entre
los que se destacan los siguientes:
Sistemas de información para el personal administrativo, técnico y de
servicio.
Sistema de información de proveedores.
Sistema de asignación de salones para una facultad.
En la actualidad, para el año de este
libro que tengo (1984), la metodología esta siendo utilizada rigurosamente en
los siguientes proyectos para la misma universidad:
Sistema de información para el
personal docente y de investigación.
Sistema de información de la Fundación Universidad
de Los Andes.
Ahora bien entre las características
resaltantes de esta metodología podemos señalar las siguientes:
Es estructurada: Está característica se debe a dos
razones esenciales: (a) Utiliza diferentes métodos y técnicos estructuradas,
que son propias de la
Ingeniería de la Programación y que han demostrado ser las más
eficientes y eficaces para el desarrollo de sistemas programados. (b) Guía paso
a paso - de arriba hacia abajo - al grupo que la aplica; explicando primero, de
forma muy genera, lo que debe hacerse, para luego entrar en los detalles, a
medida que se avanza, hasta explicar las tareas esenciales que el grupo debe
llevar a cabo para desarrollar un sistema de información.
Es completa: Cubre todas las distintas fases
del ciclo desarrollo de un sistema de información, desde la definición del
proyecto hasta la implantación del sistema en la organización.
Es particionada: a fin de manipular mejor la
complejidad inherente a un proyecto de este tipo, la metodología se divide en
fases. Cada una de estas fases se divide en pasos, los cuales están orientados
a algún tipo de tópico, aspecto o elemento del sistema de información.
Es modificable y adaptable: el grupo de desarrollo puede modificar
fácilmente la metodología, bien para introducir nuevos elementos como para
eliminar algunos.
Fases de la MEDSI
Para describir las fases de la MEDSI lo haré de la
siguiente forma, primero escribiré la fase y entre paréntesis escribiré lo que
debería de salir de cada fase es decir el producto.
- Definir el proyecto (Informe de factibilidad)
- Análisis del contexto (Informe de la situación
actual)
- Definición de los requerimientos (Salidas del sistema
que se quiere, informe del sistema nuevo)
- El diseño preliminar (especificar los módulos del
sistema en general).
- El diseño detallado (prototipo, paquete de diseño
detallado).
- La construcción del sistema (Sistema construido).
- Pruebas del sistema (Informe de pruebas).
- La implantación del sistema (Implantación del
sistema, el sistema listo; se elimina el anterior si existía o el mismo antiguo
pero trabajando con el nuevo; esto según las especificaciones buscadas).
Ciclo de Vida de un Sistema
Este punto no es más que la breve
descripción del ciclo de vida de un sistema. Los sistemas tienen cuatro fases
que son:
Nacimiento: Surgen necesidades y se plantea la
idea de crear un sistema.
Desarrollo: es cuando ya se entra en la fase de
creación del sistema.
Madurez: es el mantenimiento del sistema
realizado.
Deterioro o muerte: Es la extinción del sistema realizado.
Hay una quinta fase en el Ciclo de
Vida de un Sistema, esta es llamada renacimiento; la cual es posible solo si
después de extinto un sistema este mismo sistema, puede ser usado otra vez, sea
en otra empresa, o por alguna condición en especial.
Sistema de Información
Al igual que lo hice anteriormente en la Teoría de Sistemas;
comenzaré dándoles varios conceptos de los Sistemas de Información:
Un Sistema de Información es un tipo
especializado de sistema que puede definirse de muchas maneras. Un Sistema de
Información es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para
recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar (salida) datos e
información y para proveer un mecanismo de retroalimentación en Pro del
cumplimiento de un objetivo.
Son pasos para lograr minimizar el
tiempo y la comunicación entre los departamentos para el mejoramiento de la
organización.
Componentes de los sistemas de
Información
Las partes básicas de los componentes
o atributos de los sistemas de información básicamente son dos, los físicos y
los humanos.
Los físicos, como la misma palabra lo
dice son aquellos que son las partes como las maquinas, encargadas de el
almacenaje, la velocidad del procesamiento, y de lograr mas información Vs.
Tiempo en el sistema.
En cambio la parte humana es
simplemente la que se encarga del análisis y de controlar el sistema.
Estructuras de los Sistemas de
Información
Es simplemente tener los sub-sistemas
en orden. Este cabe aclarar es el concepto más simple que hay de la estructura
de los sistemas.
Aunque también hay otro concepto como
este, podemos estructurar un Sistema de Información como una red de centros de
información asociados a las unidades funcionales de la empresa dependiendo de
los flujos de datos e información se crea una red de información entre los
diferentes unidades funcionales de la organización lo que nos lleva a la
estructura de un sistema de información.
Enfoques para Diseñar sistemas de
Información
Existen tres tipos de enfoques para el
desarrollo de los Sistemas de Información estos son Independiente, Centralizado
y Distribuido. Ahora pasaré a explicarlos viéndolos desde el punto de vista de
una organización que es a mi opinión la mas simple.
Independiente: Cada
parte de la organización tiene su propio sistema no depende de los demás
sistemas.
Centralizado: Son
equipos, programas y datos que se encuentran centralizados, por citar un
ejemplo mas claro como un centro de navegación de Internet, donde una sola PC,
es decir el servidor, es la que mantiene a las demás PC's.
Distribuido: Combinación
de los dos anteriores por lo que explotan las ventajas de ambos; poseen una
grana base de datos pero se comunican entre sí.
Hay que destacar que el tercer enfoque
podría ser el más óptimo, siendo así presentare las ventajas del enfoque
distribuido:
- Reducción de costos.
- Confiabilidad.
- Tiempo de respuesta satisfactorio.
- Facilidad de extensión.
Pero no todo es tan fácil este mismo
enfoque posee sus defectos:
- Es complejo.
- Administración descentralizada.
- Seguridad de datos difícil de resolver.
- Uniformidad de los recursos (tratar de tener una
misma plataforma, pero al tiempo es difícil conseguir los equipos).
- Complejidad para controlar la privacidad,
consistencia, integridad respaldo y acceso de los datos.
Funciones de los Sistemas de Información
Existen diferentes funciones las
cuales describiré a continuación:
Procesar transacciones: guardar, almacenar datos.
Definición de archivos: Almacenar los datos capturados de
acuerdo a:
- Estructura de almacenamiento
adecuado
- A través de un método que facilite
el almacenamiento, actualización y acceso de datos.
- Dispositivos apropiados: CD,
diskettes.
- Mantenimiento de esos archivos: revisión periódica, actualizando la
información; insertando, modificando eliminando datos.
- Generar reportes: Está produce la información
requerida por los diferentes centros de información de la empresa a través de
reportes en papel, en cintas y en diskettes o mediante el envío de señales
electromagnéticas, digitales o analógicas a dispositivos receptores terminales. Entre los diferentes tipos de
reportes tenemos los siguientes:
- Reportes de errores: Es aquel tipo de reporte que
informa acerca de las fallas presentadas por el sistema.
- Reportes de actividad: Es aquel que informa de las
actividades normales.
- Reportes regulares: Son aquellos que se realizan
semanales, anuales, mensuales, etc.
- Reportes de excepción: Son aquellos que como su mismo
nombre informan de situaciones excepcionales.
- Reportes especiales: Son aquellos que surgen en
situaciones especiales.
- Reportes no planeados: Estos son que salen sin previo
aviso, surgen en situaciones especiales o excepcionales.
- Procesar consultas: Las consultas interactivas
hombre-máquina.
Mantenimiento de la integridad de los datos: que se mantengan intactos los datos,
que se mantengan la verdad, la veracidad y protección de los datos.
Clasificación de los Sistemas
Los Sistemas de Información son
clasificados de distintas maneras entre ellas la mas común es la siguiente:
Sistema De información Formal: Basados en un conjunto de normas,
estándares y procedimientos que permiten que la información se genere y llegue
a quien la necesita en el momento deseado.
Sistemas de Información Informal: Están basados en la comunicación no
formalizada, ni predefinida entre las personas de la organización.
Ahora bien para poder ver otras
clasificaciones las veremos según M.J. Alexander:
Sistemas de comunicación: Transmiten información entre los
diferentes sub-sistemas de una organización.
Sistemas de información informal: Es una red no estructurada de
comunicación informal entre personas dentro o en el ambiente de la
organización.
Sistemas de información organizacional: Formados por los flujos o canales de
información que transmiten mensajes entre los diferentes niveles jerárquicos de
la organización desde los niveles de planificación, pasando por los de control,
hasta los operacionales.
Sistemas de información operativos: Son definidos como sistemas de
información que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la
realización de operaciones básicas en la organización.
Sistemas de información gerencial: Es un tipo de sistema que proporciona
la información necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los
procesos de toma de decisiones y solución de problemas en una organización.
Sistema de apoyo para la toma de decisiones: Es un tipo muy especial de sistema de
información caracterizado por procesar datos para realizar automáticamente
parte o todo el proceso de toma de decisiones e indicar la acción que se debe
tomar para mantener a la organización dentro de condiciones normales de
funcionamiento.
Sistema de procesamiento de datos: el procesamiento de datos es parte fundamental
e implícita de la mayoría de sistemas de información discutidos anteriormente.
Análisis
Los Sistemas de Información es una herramienta indispensable
en la actualidad en las empresas para que puedan enfrentarse a competencias,
por medio de los cuales le permite tener herramientas necesarias para la toma
de decisiones.
Los sistemas de información han madurado hasta convertirse en un campo
de estudios superiores dentro de la administración. Siendo
pues un ente imprescindible para cualquier empresa
que desea alcanzar un alto grado de competitividad den el mercado, resaltando de manera importante su relación con el apoyo al sistema de toma de decisiones de la empresa,
proporcionando las herramientas necesarias para que el trabajo se realice de manera mas óptima. En el campo de
organización y sistema la aplicación de los SI, es de gran utilidad ya que permiten al analista obtener información directa y especifica sobre índoles de interés
organizacional que le permitan realizar mejor su gestión de trabajo. Si
embargo el diseño organizacional de la empresa puede verse afectado sino
se realiza el adecuado uso de los SI, ya que en vez de facilitar las
labores pudiera crear retrocesos, cuando el personal no conoce el buen uso y
manejo de los mismos
Existen muchos tipos de SI. Reales, ideales, naturales, artificiales,
deterministicos, probabilísticos, entre otros. Que debe contar con una entrada,
un proceso, Almacenamiento y una salida. Estos buscan un propósito o fin común,
se deben evaluar las necesidades humanas, observar la situación y hacerse
muchas preguntas.
Los SI. Son
teóricos, organizados, creativos e empíricos. Unas de las metodologías más
utilizadas es la MEDSI ,
estructuradas para desarrollar numerosos sistemas de información pueden ser
estructuradas, completas, particionada y modificables, Los sistemas despenden de un ciclo de vida para llegar al objetivo del
problema que inicia con una nacimiento y culmina con el deterioro del mismo.
Los Sistemas de
Información es el conjunto de recursos que permiten recoger, gestionar,
controlar y difundir la información de toda una empresa u organización. Que va
permitir minimizar los tiempos y las comunicaciones entre las coordinaciones o
departamentos que conforman una organización.
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