La Organizacion como Sistema

En la actualidad, las innovaciones son parte del día a día. Por este hecho, todo tipo de organizaciones u empresas que deseen ser exitosas deben estar en un proceso constante de cambio, que involucra a toda su estructura. Estas deben buscar obtener el mejor rendimiento en todos sus aspectos, para poder subsistir con la competencia además  de la sociedad en la que se desarrolle. Desde que el hombre fue consiente de este hecho ha intentado crear directrices que le facilite todo el proceso de cambio, así se han creado teorías y modelos aplicables a la empresa en un momento dado que cumpla con sus expectativas y que sea adaptable a la misma. A continuación, detallaremos algunos de estos enfoques que permiten a la empresa evolucionar y sobrevivir a su entorno.

  

La Organización como Sistema

       Una organización es una estructura en la que sus componentes trabajan conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus elementos están dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal que se logre una relación reciproca entre ellos.

            Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado, que opera con un muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos  que presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente, adaptándose a este como medio para sobrevivir.

La Organización y Su Entorno

En estos tiempos en el que la interacción que existe entre el entorno y la propia organización es tan constante, se llega a confundir los limites de la misma y resulta casi imposible separar a la organización del ambiente en el que se desenvuelve. Es decir que el ambiente interno y externo de la empresa interaccionan, se condicionan y como consecuencia se modifican uno al otro. Esas influencias e interacciones con el ambiente deben ser identificadas para poder así potenciar las favorables y evitar las que no lo sean Para empezar podríamos partir de esta sencilla clasificación:

El entorno general incluye todo lo que está fuera de la organización (factores económicos,  políticas, socio – culturales, tecnológicos). Es decir todos los factores que "podrían" llegar a afectar a la organización. Estos son:

Condiciones económicas: la inflación, la distribución del ingreso disponible, la presión tributaria, etc. son factores económicos del entorno general que pueden afectar las prácticas administrativas.

Condiciones políticas: comprenden: la estabilidad política, todas las políticas que se desarrollen con respecto a: salud, vivienda, empleo fomento, etc., las políticas internacionales como: integración, tratados comerciales, concertaciones, etc. las políticas proteccionistas que se apliquen, las políticas de libre cambio, etc.

Condiciones sociales: ya que la empresa es un sistema social, tiene presiones y ejerce influencias sobre el medio... Las tradiciones y actitudes respecto a el trabajo, el grupo familiar la educación, el ahorro, etc

Global: la globalización es un fenómeno de considerable impacto en la administración y en las organizaciones.

El entorno específico es la parte del ambiente que está directamente relacionado con el cumplimiento de las metas de la organización. Aquí incluimos a proveedores de insumos, clientes o usuarios, competidores, agencias gubernamentales y grupos de presión pública. Los elementos del entorno específico de una organización pueden convertirse en parte del entorno general y viceversa

Proveedores: organizaciones que aportan material y equipo así como también proporcionan servicios financieros y de mano de obra

Clientes: las organizaciones existen para resolver las necesidades de los clientes, ya que son quienes absorben la producción de la organización.

Competidores: todas las organizaciones, hasta los monopolios, tienen uno o más competidores. Es imprescindible el monitoreo y la identificación de los mismos.

Gobierno: los gobiernos en todos sus ámbitos (ya sea nacional, provincial, o municipal) influyen en lo que las organizaciones pueden o no hacer. Algunas organizaciones están además bajo el control de agencias gubernamentales específicas.

Además cabe destacar que no todos los entornos son iguales, difieren en su grado de incertidumbre, que puede ser dividida en dos dimensiones: grado de cambio y grado de complejidad.

Cuando hablamos del grado de cambio, nos referimos a un cambio que sea imprevisible, ya que si el cambio pudo ser previsto la incertidumbre que ocasiona es menor ya que existe un lapso para reprogramar el curso. El grado de complejidad se refiere al número de componentes en el entorno de una organización y al grado de conocimiento que la empresa tiene sobre estos componentes. Cuanto más pequeño sea el número de competidores, clientes proveedores y agencias gubernamentales con las que debe actuar una organización, menos incertidumbre habrá en su entorno.

Sistemas y diseños Organizacionales

El diseño organizacional es proceso, donde los gerentes toman decisiones donde los miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategias. El diseño organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior de la organización y hacia el exterior de su organización. Las decisiones sobre el diseño organizacional con frecuencia incluye el diagnostico de múltiples factores, entre ellos la cultura de la organización el poder y los comportamientos políticos y el diseño de trabajo. El diseño organizacional representan los resultados de un proceso de toma de decisiones que incluyen fuerzas ambientales, factores tecnológicos y elecciones estratégicas.

- Puntos Básicos para el Diseño de la Organización:

1.- Todo aquello que se ha planeado se debe implementar y lograr los objetivos planeados.

2.- Una relación entre el cliente y los trabajadores.

3.-Formar lideres para fomentar el liderazgo.

4.-Productividad.

5.- Compromiso (nosotros, equipo y valores) ver a la organización como familia.

6.- Saber las fortalezas y debilidades. Oportunidades y amenazas de la organización.

7.-Saber entender que el recuso humano es primordial.

8.- La flexibilidad y rigidez de la organización.

Enfoque Técnico de la Organización

En las técnicas dentro de una organización existen una relación con la coordinación del trabajo y la ejecución de las tareas, eso se ayuda con la tecnología disponible.

Hay un sistema técnico dependiente: depende de los requerimientos típicos de las tareas que la organización ejecuta esto cambia de acuerdo a la empresa; está determinada por la especialización del conocimiento (habilidades para operar determinadas máquinas, equipos, materias primas), en las empresas.

La tecnología determina las características de las personas que la empresa necesita (ingenieros, mano de obra).

El sistema técnico tiene que responder con la información técnica que se necesita para conseguir los objetivos organizacionales; el sistema técnico limita y se adapta al sistema social o a la necesidad de negociar con los trabajadores el desempeño de tareas y a su vez determina la capacidad que tienen los trabajadores para negociar tanto las tareas como la relación que se establecen durante la realización del trabajo en la organización.

En Enfoque Socio técnico:

Tanto el sistema técnico como el social están en permanente interacción, la naturaleza del trabajo incide en la organización de las personas. Cualquier sistema de producción necesita tanto una organización tecnología como una de trabajo.

La tecnología condiciona y limita la clase de organización del trabajo, esta presenta características sociales y psicológicas propias que son independientes de la tecnología.

Organización del trabajo

Es el conjunto de principios o aspectos esenciales que determinan el reparto del trabajo a realizar por un grupo de personas que conjuntamente tienen asignadas unas determinadas funciones que deben realizar en un lugar de trabajo. Este concepto es aplicable tanto a una unidad como a un grupo. Dentro de un grupo hay que tomar decisiones y realizar tareas. Siempre cuando se organiza el trabajo de un grupo, a unos se le asignan las labores de dirección y a otros las de ejecución; pero también podemos organizar el trabajo de forma tal que cualquiera pueda tomar una decisión.

Partimos del supuesto de que repartimos individualmente el trabajo, asignando a cada uno una parte; pero eso no siempre es así, es decir, también se puede repartir el trabajo por grupos (1, 2, 4 personas distintas). Por lo tanto cuando intentamos organizar el trabajo de un grupo de personas hay multitud de opciones.

Organización del trabajo y la Estructura Organizativa

La estructura organizativa del trabajo que tenga una empresa influye directamente en la percepción que pueda tener un trabajador de sus condiciones laborales y en su rendimiento profesional.

Una estructura organizativa muy vertical, con una larga cadena de mando y tramos de control corto no favorece el trabajo en equipo, por el contrario las estructuras horizontales facilitan mejor el trabajo en equipo.

La estructura organizacional influye en la cantidad de reglas, procedimientos, trámites y otras limitaciones a que se ven enfrentados los trabajadores en el desarrollo de su trabajo. Existen seis elementos que se consideran claves en la estructura organizativa de una empresa: Burocracia, Especialización del trabajo, Departamentalización, Cadena de mando, Centralización y descentralización y Formalización

La burocracia se caracteriza por ser una estructura organizativa fundamentada en la estandarización donde se realizan operaciones altamente rutinarias logradas a través de la especialización, reglas y reglamentos muy formalizados, donde las tareas se agrupan en departamentos funcionales, división de responsabilidades, autoridad entrelazada, tramos de control estrechos y toma de decisiones que sigue la cadena de mando, especialización del trabajo, jerarquía y relaciones impersonales. El término puede referirse a cualquier tipo de organización.

La departamentalización es la agrupación de actividades y personas en departamentos que permiten, al menos en teoría, las organizaciones crezcan en un grado indeterminado. Algunos tipos de departamentalización son: Departamentalización de optimización, por tiempo, por función empresarial o funcional, territorial o geográfica, por tipo de clientes, por procesos o equipos, o por productos.

Variables a Considerar en la Organización del Trabajo

Mercado: mercado objetivo, segmentación del cliente, niveles de venta, los sistemas de distribución, los servicios de potsventa.

Producto-Servicio: Participación porcentual de cada producto en los beneficios de la empresa, la situación de ciclo de vida desarrollos y patentes etc.

Producción-Operaciones: Niveles de Producción, costos de producción, Niveles de Productividad, uso de equipos etc.

Economía- Finanzas: Ingresos y gastos, liquidez, cartera pesada estructura de costos de empresa, estructura financiera, rentabilidad

Cultura y Clima Organizacional: Identidad, valores, prácticas, concepción del trabajo, clima laboral, liderazgos, naturaleza y tipos de conflictos, consecuencias, tensiones, cohesión interna, rol de grupos y regulación.

Estructura y Organización: Perfil de la estructura, división y organización del trabajo, los flujos, procesos y niveles, capacidad de adaptación y respuesta al medio asignación de cargos y evaluación.

Dirección y Liderazgos: poder formal y poder informal, sistemas de trabajos en grupos, centralización-desconcentración de decisiones, procesos de planteamiento y programación.

Recursos Humanos: Niveles de Formación y especialización, desarrollo y carrera, mecanismos de motivación laboral, evaluación de desempeño tanto grupal como individual, sistemas de descompensaciones, relaciones con los sindicatos.

 Comunicaciones: Sistemas de Comunicaciones internas, medios y modos de comunicación, niveles, procedimientos, bloqueos, etc.

Toma de Decisiones: Significación dentro del sistema Organizacional, sistema de toma de decisiones dentro de la empresa, procesos de empoderamiento o facultacion, sistemas de información para la toma de decisiones.

Investigación y desarrollo: Creatividad, patentes, licencias nuevas, integración de procesos e integración de productos.

Información: Sistema de control y seguimientos, indicadores de eficiencia, proceso de retroalimentación.

Analisis, La organización vista como sistema integra a todas sus partes, de modo que se retroalimente toda la estructura organizativa con la finalidad de conseguir eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos. Todos los integrantes de la empresa deben tener bien en claro sus actividades a realizar, para que se puedan cumplir las metas en el tiempo y del modo deseado.

Las teorías que se proponen en la administración nos marcan una ruta a seguir, permitiendo adaptarnos a los cambios constantes a los que se ven sometidas las empresas. Debemos acotar que no es solamente importante la aplicación de los cambios necesarios, sino que también se debe tener en cuenta una dirección y un control de las actividades muy eficiente, que nos de la oportunidad de reducir errores que se puedan cometer y atrasos en el tiempo de ejecución de las actividades dentro de una organización.