Este instrumento
presenta un detallado análisis y calificación de cada una de las funciones
características de una organizacion de mantenimiento, agrupados según las áreas
básicas de su campo de su actividad.
Área
1
Organización,
Personal y Relaciones
En esta área se deben
clasificar todos aquellos aspectos relacionados con el organigrama, su
distribución y organización funcional, en personal y su formación y motivación,
así como el nivel y bondad de las relaciones dentro de las organizaciones de la
empresa.
Cada departamento de la
empresa de tener un organigrama para llevar un control de personal de cuales
van hacer sus funciones y de cómo va ser motivado.
Adecuación
y Balance del Organigrama:
Se debe valorar la
estructura funcional y jerárquica de la organización de mantenimiento, la
dimensión de la nomina, la distribución por turnos, especialidades y aéreas de
trabajos.
Las horas de Trabajo
son muy importantes en el personal. Se debe contar con un balance entre horas
dependiendo la área en que se esta trabajando
Directrices
de mantenimiento:
Se deben calificar las normativas de actuación, instrucciones
disponibles y filosofía de actuación existente en la organización del
mantenimiento.
Las normas son muy
importante dentro de una organización estas se deben cumplir para que el
personal tenga una actuación y filosofías correctas se deben aplicar unas vez
se entre en la empresa.
Formación
y calificación del personal:
Aquí se deben incluir todos los aspectos
relacionados con lo actual formación de técnicos y especialistas, conocimientos
generales y específicos de las instalaciones, formación base, experiencia etc.
Se va Organizar de
acuerdo al Grado de estudios del personal, Es Decir, Encontramos a los ingenieros, seguidos de los
técnicos superiores, y de los obreros todos estos estarán estructurados de esta
manera, para cada área de los departamentos de la empresa
Planes
de formación:
Se debe
valorara la existencia o no existencia de planes de formación, así como su
educación a las necesidades de la
organización de mantenimiento.
El proceso de estos Planes de
formación de instrucción a corto
plazo. Organizado y sistemático, mediante el cual el personal adquiere
conocimientos. Técnicas y habilidades con una finalidad definida
Motivación
de personal:
Se debe calificar la motivación existente, a
todos los niveles jerárquicos, en la organización de mantenimiento, sin tener
en cuenta sus causas ni justificación.
Se debe Motivar al
personal con Cursos que lo hagan subir su profesionalismo, con pagos,
motivarlos a seguir estudiando para que vayan escalando puestos de trabajos
dentro de la organización
Comunicación:
Se debe incluir la comunicación dentro de la
organización de mantenimiento, entre los distintos niveles de actuación,
comunicación con otras organizaciones de la empresa y evidentemente con los
usuarios o responsables de cada planta o instalación. Se debe valorar no solo las buenas relaciones si no también
el grado idóneo de la comunicación.
Se Debe tener una
comunicación dentro de la organización para que las informaciones lleguen una forma
redactada, correcta y debida, Es Decir, ejemplo: si el técnico observa alguna
anormalidad en la organización debe comunicársela al ingeniero o jefe del
departamento para que este. El va ser el que va dirigirse con las palabras
correctas y profesionales a un departamento, y este se lo comunicara al jefe
principal o gerente de la organizacion
Área
2
Preparación
y planificación del trabajo
La gran masa de trabajos que han realizarse
requiere un mantenimiento organizado desde el momento en que se detecta la
necesidad, hasta su finalización en condiciones adecuadas. Todo este proceso es
el que se califica en esta área.
Para Realizar actividades
diarias en una organización se debe contar con
Programaciones, Planificaciones y Preparación. Estas se realizan para
que los tiempos sean los Precisos en las actividades.
Sistemas
de órdenes de trabajo (OT):
Se debe calificar la
organización que siguen la (oT) .malas firmas de autorización que necesitan,
los textos, etc. Así como la organización administrativa para su control.
En las organizaciones
se deben hacer órdenes de trabajos preventivos y correctivos todos los días en
una Organización deben estar Firmados y sellados. Estos deben contener: Objeto,
código, sistema Elementos, componentes, justificación de por que se solicita (Emergencia,
Urgencia, Normal), Ubicación de Objeto, Solicitado y Autorizado por (correo Electrónico,
firma y fecha) Planificador (nombre y Apellido) Responsable (nombre y apellido)
Monto Estimado, Autorizado por (nombre y apellido, firma y Fecha) Mano de Obra (Descripción,
Cantidad, Hrs, ST, HH, Costo HH Total) Materiales (Descripción, Cantidad, Hrs,
ST, HH, Costo HH Total) Herramientas (Descripción, Cantidad, Hrs, ST, HH, Costo
HH Total) Fecha de inicio, fecha de terminación, tiempo de parada Costo total
de la orden de trabajos.
Coordinación
de especialidades:
Es frecuente en mantenimiento la necesaria
intervención de personal de distintas especialidades, cuya coordinación para
conseguir un buen resultado es lo que se debe valorar en este apartado.
Para realizar las
actividades de mantenimiento, es bueno que muchas veces participen el personal
de muchas especialidades para llegar al resultado mas rápido y correcto (solo
en algunos casos)
Establecimiento
de programas:
Se debe valorar todos los aspectos
relacionados con la programación de trabajos, cargas de trabajo por
especialidad y por sector, preparación de programas especiales, y otros.
Todos los Programas de
mantenimiento en una organización deben hacerse dependiendo con la finalidad
que tenga cada departamento para al ejecutar las actividades de manera eficaz.
Definición
de materiales:
Todo trabajo de mantenimiento necesita en
mayor o menor grado, materiales para su ejecución, la previsión de los mismos;
en cantidad y calidad, es lo que se debe tomar en cuenta al valorar esta
actividad.
En una Organización se
deben conocer los materiales que se aplican en una actividad, la seguridad
hacia estos es muy importante si es de su requerimiento para prevenir cualquier
tipos de accidentes de su mala aplicación. Tener conocimientos de los
materiales la actividad se realizaría muy rápido y con resultado optimo.
Estimación
de tiempos:
Difícilmente puede
realizarse algún tipo de actividad sin estar pendiente de su duración; la
previsión de la misma y su utilización es lo que se debe calificar aquí.
Los tiempos son muy importantes en las actividades que se van
a realizar. La agilidad con que se tome
la actividad es la que va a determinar la duración.
Estimación
de fechas de culminación:
Si se estima una fecha
de conclusión de cada trabajo, mejor es aceptarla. Ambos aspectos se deberán
tomar en cuenta al calificar este apartado.
Al Realizar una actividad
debemos tener presentes que existe una fecha de culminación esta se debe tomar
muy en cuenta durante el desarrollo de la actividad para que cuando llegue el
día de conclusión se tengan Resultados satisfactorios.
Recepción
de trabajos terminados:
El solicitante de cada trabajo ha de ser el
receptor del mismo, ya sea en cantidad, calidad y plazo, su aceptación o no es
clave para la buena marcha del servicio. Es en el momento de esta aceptación
cuando puede hablarse de quejas concretas. Se debe calificar en este apartado
la existencia o no de un método sistematizado, así como su eficiencia
Evaluación
de necesidades externas:
Para poder evaluar las necesidades de
contratistas es necesario disponer de la carga de trabajo y la planificación de
los recursos propios disponibles, idoneidad, urgencia del trabajo, etc., y es a
partir de estos datos cuando se puede establecer las necesidades de recursos
extremos, que lógicamente se utilizan para realizar aquellos trabajos que no
puedan serlo por medios propios. Se deben valorar aquí los métodos y
procedimientos utilizados para establecer esta evaluación.
Área
3
Ingeniería,
inspección mantenimiento preventivo
Esta área cubre los
aspectos más técnicos que habitualmente deben
existir en un departamento de mantenimiento para poder desarrollar sus
cometidos principales.
Diseño
y montaje instalaciones existente:
Son valorados únicamente los edificios,
instalaciones, equipos y maquinaria actualmente existente analizando desde el
punto de vista de las necesidades de mantenimiento calidad, instalaciones,
mantenibilidad, confiabilidad, etc.
Se debe realizar una
inspección rápida a lo que va a requerir de mantenimiento, luego se realizar un
plan que se adapte a las necesidades a las instalaciones mediante condiciones
establecidas que ara que el sistema no falle dentro de un tiempo determinado y
que se le puede realizar mantenimiento de acuerdo a reglas establecidas.
Documentación
técnica disponible:
Serán analizados aquí
la cantidad y calidad de la documentación técnica disponible: planos generales
y de detalle, normas e instrucciones de los fabricantes, listas de recambios de
cada maquina o instalación etc. La puntuación se hace sobre la cantidad, calidad
y localización rápida de lo disponible y utilizados por los técnicos de
mantenimiento, así como el esfuerzo que dicho departamento hace para su mejora
y puesta al día.
Historial
de equipos:
Se trata de valorar la
existencia o no de fichas historiales de cada equipo donde, además de indicar
las características del mismo, se disponga de las principales modificaciones
que se le han realizado, averías así como los costos anuales de mantenimiento.
Los Historiales de
Equipos deben contener: Tipo de Equipo, Marca del equipo, Modelo de equipo,
código de equipo, Capacidad del motor principal, Funcionamiento, manejo y
observaciones.
Investigación
de fallas:
Se valora también si existe por parte del
departamento de mantenimiento del criterio de que atraves del análisis
sistematizado de las averías mas frecuentes puedan obtenerse propuestas para su
eliminación.
Se va analizar el
elemento que se le presenta al equipo que impide que tenga un funcionamiento
eficaz. Y se obtienen a partir de las órdenes de trabajos.
Gamas
de mantenimiento preventivo:
Se incluye en la clasificación de este
apartado todos los aspectos relacionados con el mantenimiento preventivo y la
inspección, instrucciones técnicas, programas existentes, etc.
Los mantenimientos
preventivos se pueden plantear de distintas formas, para realizarlos se deben seguir
unas series instrucciones de cómo se va hacer y haber consultados muchos
programas que hagan que el mantenimiento o la actividad sea la mas adecuada.
Análisis
de métodos de trabajos:
La ejecución de los
trabajos de mantenimiento puede realizarse de forma totalmente rutinaria o bien
partiendo de sus análisis y dando instrucciones detalladas a los operarios,
herramientas a utilizar, y otros datos.
Los análisis son aquellos
que van a determinar que si los mantenimientos van hacer diariariamente,
mensuales o anuales. Donde se van a colocar los pasos y herramientas a utilizar
durante la actividad.
Dotación
de medios de mantenimiento e inspección:
La realización de los
trabajos cada día exige mas la utilización de mejores y mas precisas
herramientas, disponible hoy en el mercado, para que la calidad y duración de
los mismos sea la correcta.
Se Precisa que los
equipos, Maquinarias se van renovando cada cierto tiempo ya que estos van
saliendo cada vez mejores. Donde se deben tener herramientas cada vez más
actualizadas para que la actividad tenga una calidad al realizar las
actividades.
Área
4
Compras
de almacenes de mantenimiento
Esta área abre los
aspectos relacionados con la gestión de aprovisionamiento de materiales y
recambio para la realización de los trabajos de mantenimiento
Se deben tener equipos,
maquinarias, accesorios y herramientas en almacenes para que cuando se necesite
de estos, estén a la disponibilidad del operador.
Sistemática
de la gestión de compras:
Son valorados en este
apartado aspectos tales como selección de proveedores, especificaciones que se
dan en los pedidos, circuitos administrativos, negociación de precios, y en
general todos los aspectos relacionados con
la organización de compras, excepto recepción del material, que se ha
incluido en el apartado siguiente.
Garantizar un alto
grado de mantenibilidad de los equipos de clientes externos e internos,
mediante los suministros de tiempos y con calidad de partes y repuestos, para
evitar así tiempo de servicio excesivamente largos y un manejo adecuado de las
existencias del almacén.
Recepción
de materiales:
Se analiza el sistema
de control establecido para aceptar los materiales que son comprados. Calidad y
cantidad de los mismos, en correspondencia
con el pedido y fiabilidad de la recepción son los puntos clave que se
han valorar.
Para Las entradas de
los materiales, equipos, maquinas y accesorios se debe tomar en cuenta como
principales, la calidad del equipo y la cantidad, revisar si lo que se pidió
llego para que luego sean inspeccionados y distribuidos en los almacenes de la
organización.
Locales,
disposición física de los materiales, localización:
Son valorados los aspectos físico de los
almacenes de mantenimiento, su idoneidad y distribución, limpieza y orden.
Codificación,
estandarización de recambios:
Se trata aquí de
valorar la situación en que estos conceptos se hallan actualmente.
La codificación y estandarización
se realizan con el fin de implementar el sistema que permita identificar de
forma clara y sencilla de los equipos.
Calidad
del servicio de los almacenes de mantenimiento:
Aquí será analizada y valorada la organización
que tiene estos almacenes y el servicio prestado a los distintos equipo de mantenimiento.
Rotura de stock, materiales en buen estado, reserva de materiales, etc.
Los Almacenes deben
contar con un sistema de seguridad óptimo en los equipos para vida de los
equipos se deben colocar almacenes de los mas costosos hasta los menos costosos.
Área
5
Contratación
Se incluyen aquí los aspectos que se han de analizar
para poder valorar la contratación
de trabajos de mantenimiento. no se incluye la
contratación temporal de personal
puesto que se considera debe ser eliminada
como practica habitual de
mantenimiento .si en un
momento dado es necesario incrementar el personal de mantenimiento , debe ser para realizar trabajos
de determinadas especialidades .es considerado mas rentable
y operativo buscar a las
empresas adecuadas que realicen estos trabajos.
Política
de contratación de trabajos:
Se valoran en este apartado si realmente existe esta
política o simplemente se va improvisado sobre la marcha. También se calificara
la bondad y eficacia de la misma.
Especificar
técnica de los trabajos a contratar:
Un buen contrato
normalmente es consecuencia de una buena especificación de lo que se quiere. Se
califica en este apartado como se realizan actualmente estas especificaciones, el alcance y calidad
de los mismos.
Selección
de contratistas:
Es impredecible, a la
hora de valorar este apartado, tener en cuenta quien y como se llama el control
y contratista: sus horas de presencia, la calidad de los trabajos, su duración,
cumplimiento de plazos y normas de seguridad, desviaciones, son otros tantos
aspectos que condicionan la calificación.
Supervisión de contratistas:
Es imprescindible ,a la
hora de valorar
este apartado ,tener
en cuenta quien y
como se lleva
el control de
contratistas . sus horas de
presencia, la calidad
de los trabajos,
su duración ,cumplimiento de
plazos y normas
de seguridad , desviaciones , son
otros tantos aspectos
que condicionan la calificación.
Esta
Área
se aplica en las empresas para seleccionar la contrata que cumpla con los
requisitos del trabajo de mantenimiento, que tenga eficiencia, precios justos,
confiabilidad, puntualidad de entrega del trabajo y la calidad del trabajo.
Como por Ejemplo: una empresa necesita un
trabajo de mantenimiento de pozo de agua, en su organización de proveedores
tienen varias en empresas que realizan este trabajo, se observan el historial
de las empresas y se toman en cuenta en las que los requisito para el trabajo
se le envía lo solicitud de cotización a las empresas y de acuerdo con lo
cotizado y el historial
de las empresas se elige la de mayor conveniencia para realización del trabajo de mantenimiento
del pozo de agua.
Área
6
Presupuesto de
mantenimiento (control de
costos)
Serán calificados
dentro de esta área todo
los aspectos económicos
que afectan a
la gestión de
mantenimiento. Los sistemas
existentes ,así como los métodos y procedimiento de
control utilizados, se
analizan en función
de su bondad
y eficacia.
Preparación de
presupuesto anual de mantenimiento:
el presupuesto
anual es el
máximo objetivo económico
que este departamento
puede tener su
existencia o no, su
desglose, el método
utilizando para su
establecimiento, la participación
de todo las
aéreas y personas
implicadas, etc. son aspectos que se cuantificaran y valoraran en este
apartado.
Definición
de tipos de mantenimiento y tratamiento contable:
En este departamento se
calificaran el detalle contable al que llega este presupuesto. La separación de
los costos de mano de obra, materiales y contrataciones, el desglose en tipo de
mantenimiento: correctivo, preventivo predictivo, u otro. Los centros de gastos
codificados claramente para mantenimiento, son puntos incluidos en este
apartado y que se valoran en el mismo.
Documento
de gestión económica:
Su utilización de
documentos estándar, su periodicidad, así como hasta que nivel información se
envía a los distintos responsables, son los conceptos que aquí serán valorados
Informatización
del control de costos:
Su utilización como herramienta para conseguir
una sistematización del proceso de control de costos en mantenimiento, la
fiabilidad de los datos y superficie son aspectos dignos de considerar para
decidir la aplicación de medios informático. La existencia o no de estos medios
es valorada en este aparato.
Seguimiento
y control de costos:
Independientemente del esquema económico que
el mantenimiento pueda tener, sean de valorar los sistemas y procedimientos que
utilizan para seguir y controlar los costos disponibles, así como confiabilidad
y eficacia.
Existencia
y evolución de índices económicos:
Disponer de unos
índices cronológicos que puedan ser comparados en el tiempo, así como con otras
empresas parecidas características, resulta de gran utilidad a los responsables
de mantenimiento en sus distintos niveles. En este apartado serán valorados su
existencia o no, así como su eficacia.
Esta
Área
Se Aplica en el sector de
mantenimiento en la planta o en la empresa puede ser considerado por algunos
Gerentes como un gasto, para
otros como una inversión en la protección del equipo físico, y
Para algunos como un seguro
de producción. La actitud del
gerente pasará a sus empleados (Sean mecánicos u operarios) afectando directamente en
los resultados. La verdad es que es fácil recortar los gastos
inmediatos de mantenimiento, ordenando el uso
De aceites y repuestos
baratos o solo rellenando una pieza donde se debería reemplazarla con
Una nueva, pero a lo largo,
éstas decisiones afectan la rentabilidad del equipo y posiblemente
La producción de la empresa.
Área
7
Eficiencia
Los resultados que le
mantenimiento consigue en distintas aéreas de su actividad. Se calificara aquí,
si realmente sigue criterios para medir estos resultados, así como el nivel de
los mismos.
Duración
de trabajos de mantenimiento (rendimiento de la mano de obra):
Como su enunciado lo
indica, se valora en este apartado si la duración promedio de los trabajos es
más o menos correcta, y lógicamente la actividad del personal que realiza lo
mismos.
Cumplimientos
de los plazos, calidad y costo de los trabajos realizados.
Estado
de las instalaciones – fallas:
Una política de eficaz
realización de los trabajos de mantenimiento debe reportar entre otros
beneficios una disminución progresiva de fallas así como una visible mejora de
las instalaciones, y calificación es la que se realiza en este apartado.
Calidad
de servicio:
La correcta relación
entre el plazo, el costo y la calidad de acciones que realiza el mantenimiento
para conseguir los resultados adecuados y el grado de satisfacción suficientes
en los resultados
Esta
Área
de la eficiencia de un bien de producción se define como:
Eficiencia = Te/Tr
Te = tiempo estándar
para realizar una actividad
Tr = tiempo real de
funcionamiento
La calidad del servicio
de mantenimiento es otra medida a tener en cuenta es:
Índice de calidad = (CP
– D)/ CP
CP = cantidad elaborada
por el bien
D = cantidad que
presenta defectos
La tasa de efectividad
de mantenimiento es:
Tasa de efectividad =
disponibilidad x eficiencia x índice de calidad
Véase el siguiente
ejemplo: Una prensa produce carcasas para un motor especificado. El ciclo de
tiempo estándar para este producto es de 12 min./unidad. El tiempo programado
de trabajo es de 48 horas. La producción alcanzó a 216 carcasas, de las cuales
2 de ellas salieron con defectos. La prensa trabajó durante 44 horas.
TP = 48 horas
TP – TI = 44 horas
Conclusión, el mantenimiento de equipos, infraestructuras,
herramientas, maquinaria, etc. representa una inversión que a mediano y largo
plazo acarreará ganancias no sólo para el empresario quien a quien esta inversión
se le revertirá en mejoras en su producción, sino también el ahorro que representa tener un trabajadores sanos e
índices de accidentalidad bajos.
El mantenimiento representa un arma importante en
seguridad laboral, ya que un gran porcentaje de accidentes son causados por
desperfectos en los equipos que pueden ser prevenidos. También el mantener las
áreas y ambientes de trabajo con adecuado orden, limpieza, iluminación, etc. es parte del mantenimiento preventivo de los
sitios de trabajo.
El mantenimiento no solo debe ser realizado por el
departamento encargado de esto. El trabajador debe ser concientizado a mantener
en buenas condiciones los equipos, herramienta, maquinarias, esto permitirá
mayor responsabilidad del trabajador y prevención de accidentes.
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